Jak przygotować firmę do kontroli skarbowej?
12 sierpnia, 2024Zaległy urlop z poprzedniego roku – sprawdź, do kiedy można go wykorzystać?
Jednym z praw pracowników jest urlop wypoczynkowy. To określona pula dni wolnych, które pracownik powinien wykorzystać w danym roku kalendarzowym. Z kolei pracodawca zobowiązany jest do udzielenia swojemu podwładnemu urlopu, gdzie przynajmniej jedna część musi trwać nieprzerwanie 14 dni. Jednak zdarzają się sytuacje, w których pracownicy nie zagospodarują całej przysługującej im puli. Stąd też w tym wpisie zostanie przybliżony temat urlopu zaległego oraz zasad jego wykorzystania.
Komu i w jakim wymiarze przysługuje urlop wypoczynkowy?
Urlop wypoczynkowy przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę (osoby wykonujące swoje obowiązki na podstawie umów cywilnoprawnych nie mają do niego prawa). Występuje on w dwóch wymiarach tj.:
20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony mniej niż 10 lat;
26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony dłużej niż 10 lat.
Urlop wypoczynkowy stanowi jeden z podstawowych praw pracowników. Jego wymiar zależny jest od:
stażu pracy – wliczenie okresów poprzedniego zatrudnienia zarówno w kraju, jak i za granicą na podstawie przedłożonych świadectw pracy;
wykształcenia pracownika – do okresu pracy, zależnego od wymiaru urlopu wypoczynkowego, wlicza się ukończenie:
- zasadniczej szkoły zawodowej – 3 lata;
- średniej szkoły zawodowej – 5 lat;
- średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
- szkoły policealnej – 6 lat;
- szkoły wyższej – 8 lat.
Uwzględnieniu podlegają te okresy nauki, które zostały ukończone w sposób przewidziany prawem – pracownik musi dostarczyć dyplom lub zaświadczenie. Warto zaznaczyć, że nie sumuje się wszystkich lat nauki, wybierana jest najkorzystniejsza opcja dla podwładnego.
W jaki sposób naliczany jest urlop wypoczynkowy?
Pracownik rozpoczynający pierwszą pracę uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego wraz z każdym przepracowanym miesiącem tj. 1/12 wymiaru. Oznacza to, że podwładny nabywa możliwość wykorzystania dni wolnych wraz z upływem każdego miesiąca. W kolejnych latach nabywa on prawo (z góry) do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Czym jest zaległy urlop?
Pracownik powinien zaplanować swój urlop tak, aby całą pulę wykorzystać w danym roku kalendarzowym. Jednak zdarzają się sytuacje, gdzie wraz z dniem 31 grudnia podwładny ma do dyspozycji jeden lub więcej dni wolnych, wówczas przechodzą one na następny rok, zyskując miano urlopu zaległego.
Do kiedy należy wykorzystać zaległy urlop z roku poprzedniego?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, zobowiązany jest do wykorzystania urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jest to ograniczenie czasowe, mające na celu zachęcenie podwładnych do systematycznego wykorzystywania dni wypoczynkowych, jak również zapewnienie równowagi między obowiązkami służbowymi a czasem wolnym. Co ważne, termin 30 września nie podlega zmianie przez żadną ze stron, stanowi to formę zabezpieczenia zarówno pracodawców, jak i pracowników przed ewentualnymi nadużyciami.
Czy pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop?
W sytuacji, kiedy pracownik będzie zwlekał z wykorzystaniem wolnych dni zaległych, wówczas pracodawca może wysłać swojego podwładnego na przymusowy urlop. Taką możliwość przewidują przepisy kodeksu pracy, które wskazują, że na pracodawcy ciąży obowiązek dopilnowania, aby osoby zatrudnione na umowę o pracę wykorzystały zaległe dni wolne za poprzedni rok kalendarzowy. W przeciwnym wypadku mogą zostać nałożone stosowne kary. Co ważne, wyjątkiem są sytuacje, gdzie udzielenie urlopu wypoczynkowego nie jest możliwe, przykładowo z powodu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Tutaj pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Jakie są konsekwencje niewykorzystania zaległego urlopu w terminie?
Pracodawca zobowiązany jest do umożliwienia swoim podwładnym wykorzystania zaległego urlopu w terminie do 30 września. Co ważne, niedopełnienie tej powinności stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Art. 282 Kodeksu pracy określa, że w sytuacji nieudzielenia urlopu zaległego w terminie do 30 września na pracodawcę może zostać nałożona kara grzywny w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł.
Dlaczego warto skorzystać z usług kadrowo-płacowych świadczonych przez biuro rachunkowe?
Warto mieć na uwadze, że to na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia swojemu podwładnemu urlopu w terminie zgodnym z obowiązującymi przepisami, ponadto ponosi on odpowiedzialność za naruszenie tego nakazu. Jak wcześniej wspomniano, grozi to karą grzywny. Dodatkowo pracodawca powinien zadbać, aby pracownicy złożyli wnioski urlopowe w odpowiednim terminie. Ma to na celu sporządzenie stosownego planu, który ma obejmować cały urlop, jakim dysponują podwładni (w tym zaległy).
W przypadku wątpliwości dotyczących przyznania lub ewentualnej odmowy udzielenia urlopu wypoczynkowego, czy też planów urlopowych, warto skorzystać z profesjonalnego outsourcingu kadrowo-płacowego, który jest oferowany przez Biuro Rachunkowe Giax. Udzielą oni szczegółowych informacji, dzięki którym pracodawca będzie mógł postępować zgodnie z przepisami prawa, co pozwoli uniknąć ewentualnych kar.
Zapoznaj się również z usługami biura księgowego Giax:
Zapraszamy do kontaktu!
Masz pytania? Skontaktuj się z nami
Księgowość – 661 018 881
Kadry i płace – 89 333 50 33
IT – 661 119 901
e-mail: biuro@giax.pl