Bilans – jak prawidłowo go odczytać?
18 marca, 2024
Płynność finansowa firmy – co każdy przedsiębiorca musi o niej wiedzieć?
11 kwietnia, 2024Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy jest dokumentem, który według przepisów prawa, musi prowadzić każdy pracodawca. To kluczowy element zarządzania kadrą pracowniczą w danej firmie. Jej systematyczne i rzetelne prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, jest niezwykle ważne, gdyż dostarcza niezbędnych informacji związanych z prawidłowym rozliczeniem czasu pracy.
Czym jest ewidencja czasu pracy i do czego jest ona potrzebna?
Ewidencja czasu pracy to dokument zawierający szczegółowe informacje dotyczące czasu, w którym dany pracownik wypełniał swoje obowiązki służbowe. Dokument ten jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia czasu pracy, jak również ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń. Ewidencja czasu pracy podlega kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Co ważne, pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
Dlaczego należy prowadzić ewidencję czasu pracy?
Każdy pracodawca zatrudniający przynajmniej jednego pracownika, ma obowiązek ewidencjonowania czasu jego pracy. Dokumentacja prowadzona jest indywidualnie dla każdej zatrudnionej osoby w formie papierowej lub elektronicznej. Co ważne, pracodawca, który nie prowadzi ewidencji, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika, co stanowi art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy i podlega karze grzywny od 1000 do nawet 30 000 zł.
Jakie informacje powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać poniższe informacje:
- liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- liczbę przepracowanych godzin w porze nocnej;
- liczbę godzin nadliczbowych;
- liczbę godzin dyżuru wraz z godziną jego rozpoczęcia i zakończenia oraz wskazanie miejsca pełnienia dyżuru;
- dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
- ustawowe zwolnienia od pracy, wraz ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia oraz oznaczeniem wymiaru;
- inne usprawiedliwione nieobecności w pracy wraz ze wskazaniem rodzaju oraz wymiaru;
- nieusprawiedliwione nieobecności w pracy wraz z ich wymiarem oraz oznaczeniem;
- czas pracy pracownika młodocianego przy wykonywaniu prac wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone, aby odbyć przygotowanie zawodowe.
Jakie są oznaczenia w ewidencji związane z nieobecnością pracownika?
Ewidencja czasu pracy musi zawierać odpowiednie oznaczenia nieobecności pracownika. Do najczęściej stosowanych zalicza się:
- Zwolnienia od pracy w ewidencji czasu pracy:
- BL – badania lekarskie;
- OP – opieka nad zdrowym dzieckiem;
- SB – szkolenie BHP;
- UO – urlop okolicznościowy;
- ZB – zwolnienie kobiety w ciąży, w celu wykonania badań;
- PP – zwolnienie na poszukiwanie pracy;
- ZW – zwolnienie na wezwanie organów państwowych;
- ZO – zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, ma to związek z wypowiedzeniem umowy o pracę;
- SW – służba wojskowa.
- Usprawiedliwiona nieobecność w ewidencji czasu pracy:
- CH – chorobowe;
- CD – opieka nad chorym dzieckiem
- CR – opieka nad chorym członkiem rodziny;
- UB – urlop bezpłatny;
- UM – urlop macierzyński;
- UJ – urlop ojcowski;
- UR – urlop rodzicielski;
- UW – urlop wypoczynkowy;
- UZ – urlop zaległy;
- UŻ – urlop na żądanie;
- WY – urlop wychowawczy;
- UD – urlop dodatkowy;
- US – urlop szkoleniowy;
- WP – wyjście prywatne;
- NP – płatna nieobecność usprawiedliwiona.
- Dni wolne od pracy w ewidencji czasu pracy:
- S – sobota;
- N – niedziela;
- Ś – święto;
- WS – dzień wolny za pracę w sobotę;
- WN – dzień wolny za pracę w niedziele;
- WŚ – dzień wolny za pracę w święto;
- W5 – dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy;
- WD – dzień wolny za powrót z delegacji;
- WK – dzień wolny za oddanie krwi;
- WH – dzień wolny harmonogramowy.
Jak długo należy przechowywać ewidencję?
Obowiązkiem pracodawcy jest odpowiednie przechowywanie ewidencji czasu pracy. Dokumenty niezależnie, czy zostały sporządzone w formie papierowej, czy elektronicznej, muszą być składowane w taki sposób, aby nie uległy zniszczeniu, np. w wyniku pożaru czy powodzi, ponadto nie mogą trafić w niepowołane ręce. Ewidencja czasu pracy musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia pracownika, jak również przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł lub uległ rozwiązaniu stosunek pracy.
Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika stanowi obowiązek pracodawcy. Dokument ten musi zawierać konkretne informacje oraz prawidłowe oznaczenia. W razie wątpliwości warto skorzystać z usług kadrowo-płacowych świadczonych przez biuro rachunkowe Giax. Nasi specjaliści służą swoją wiedzą oraz doświadczeniem, udzielając kompleksowego wsparcia.
Zapraszamy do kontaktu!
Masz pytania? Skontaktuj się z nami
Księgowość – 661 018 881
Kadry i płace – 89 333 50 33
IT – 661 119 901
e-mail: biuro@giax.pl