Jak rozliczać delegacje zagraniczne?

Dieta w podróży zagranicznej

Wysokość diet zależna jest od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa. Przy jej obliczaniu stosuje się następujące zasady:

• za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę, czyli do 8 godzin, przysługuje 1/3 diety;
• 8-12 godzin, przysługuje 1/2 diety;
  powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W sytuacji, gdy pracodawca zapewni swemu pracownikowi całodzienne wyżywienie bądź wyżywienie jest opłacone w cenie karty okrętowej, wówczas podwładnemu przysługuje 25% diety. Gdy delegowany otrzymuje częściowe wyżywienie, wtedy należy mu się odpowiednio:

• śniadania – 15% diety;
• obiady – 30% diety;
• kolacje – 30% diety;
• inne wydatki – 25% diety.

Dojazdy w zagranicznej podróży służbowej

Pracownikowi odbywającemu delegację zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów związanych z przejazdem z lotniska do lotniska (portu, dworca), w wysokości jednej diety w miejscu docelowym bądź w miejscowości, w której podwładny korzystał z noclegu. Dodatkowo pracownikowi przysługuje również ryczałt związany z pokryciem kosztów środkami komunikacji miejscowej – to 10% diety za każdą rozpoczętą dobę. Kwoty te nie dotyczą podwładnych poruszających się samochodem.

Noclegi w podróży zagranicznej

Na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków i faktur następuje zwrot kosztów. W przypadku braku tego rodzaju potwierdzenia podwładnemu przysługuje 25% limitu ryczałtu za nocleg (limit zależny jest od konkretnego kraju).

Należności za inne wydatki związane z delegacją zagraniczną

Pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów, które były poniesione w związku z przewozem bagażu osobistego do 30 kg – samolotem. Jednak jest to możliwe wówczas, gdy podróż trwała ponad 30 dni lub w sytuacji, gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. Zwrot kosztów może dotyczyć także udokumentowanego leczenia oraz zakupu leków.