Różnice między wynajmem przez osobę prywatną a osobą, która prowadzi działalność gospodarczą

Wiele osób w Polsce wynajmuje różne nieruchomości np. mieszkania, lokale biurowe czy inne pomieszczenia. Istnieją dwie formy prowadzenia najmu:

  • jako działalność gospodarcza – konieczna jest rejestracja w CEIDG (nadanie nazwy firmie, określenie rodzaju wykonywanych usług lub czynności – kody PKD). Istnieje również możliwość rejestracji działalności online,
  • najem przez osoby prywatne – wówczas nie ma obowiązku zgłaszania do urzędu skarbowego tej formy działalności. Należy pamiętać, że jedynie wyjątkiem jest np. najem okazjonalny.

Jakie poniesiemy koszty w momencie, kiedy uzyskamy przychód?

W przypadku zarówno osoby prywatnej jak i osoby prowadzącej działalność gospodarczą należy ponieść odpowiednie koszty, które ponosimy względem Urzędu Skarbowego. 

  • działalność gospodarcza – przedsiębiorca otrzymuje przychód zawsze w tym samym czasie, dzieje się tak, nawet jeśli nie otrzyma wpłaty od osoby, która najmuje np. dany lokal. W tym przypadku bierze się pod uwagę są kwoty należne, a nie te, które są otrzymane w danym momencie, 
  • najem prywatny – wobec osób prywatnych, które prowadzą najem na własną rękę obowiązuje metoda kasowa. Polega ona na tym, że dopóki nie otrzymamy zapłaty od najemcy, a więc nie uzyskujemy żadnego przychodu, co za tym idzie nie mamy obowiązku płacenia podatku. Identyczna zasada obowiązuje przy ponoszeniu kosztów. Jeżeli faktura np. za energię czy abonament nie zostanie zapłacona, oznacza to, że koszt jeszcze nie został poniesiony i nie można go odliczyć od danego przychodu.

Przykład nr 1

Pani Izabela wynajmuje lokal, w którym prowadzi mały salon kosmetyczny. W związku z tym, comiesięczna kwota najmu została ustalona w wysokości 2 000zł. Pani Izabela w ramach prowadzenia działalności gospodarczej rozlicza swój najem lokalu. Z powodu braku możliwości opłacania czynszu przez Panią Izabelę, osoba, która wynajmuje ten lokal jest zobowiązana zapłacić podatek, mimo, iż nie otrzymała przychodu z tytułu wynajmowania lokalu. 

Przykład nr 2

Pan Piotr wynajmuje swoje mieszkanie jako osoba prywatna. Niestety z różnych względów lokatorzy nie opłacają ustalonej kwoty czynszu przez kilka miesięcy. Czy w takim przypadku Pan Piotr ma obowiązek zapłacić podatek? 

Otóż przychód  z najmu prywatnego, który był nieopłacany przez dany okres czasu wynosi 0 zł. Tak więc przychód jest zerowy i podatnik nie musi opłacać podatku. 

 

Opłaty do ZUS-u – kogo obowiązują?

Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą jest zobowiązana do zgłoszenia do zapłaty składki do ZUSu. Warto wiedzieć, że przez okres pierwszych 6 miesięcy opłaca się tylko składkę zdrowotną. Po upływie tego czasu dodatkowo trzeba opłacać składki społeczne. Przez okres pierwszych dwóch lat obowiązują warunki preferencyjne, czyli niższe składki. Po tym czasie każdy przedsiębiorca przechodzi na wyższe stawki płacąc pełne składki do ZUSu. 

W przypadku najmu prywatnego nie ma obowiązku zapłaty składek do ZUS-u.

 

Jaka dokumentacja jest potrzebna przy prowadzeniu najmu?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Najbardziej powszechną formą, jaka jest to wybierana to księga przychodów i rozchodów tzw. KPiR. W księgach zapisywane są wszystkie wydarzenia gospodarcze, które miały miejsce w danej firmie zgodnie z panującymi zasadami. 

W sytuacji najmu prywatnego nie ma obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Należy odprowadzać podatek obliczając przychód lub dochód co miesiąc lub kwartał. W przypadku najmu prywatnego nie trzeba prowadzić żadnych ewidencji, dlatego też najłatwiej swoje koszty wprowadzać np. do programu Excel.