Przechowywanie dokumentów księgowych – w jaki sposób prawidłowo je przechowywać?

W Polsce istnieje ustawa o rachunkowości, która mówi o tym, że dany podmiot gospodarczy ma obowiązek właściwego gromadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących przedsiębiorstwa. Ponadto każda firma powinna posiadać dokumentację, która opisuje zasady rachunkowości przyjęte w niej. Wówczas nazywa się to polityką rachunkowości. Osoba, która jest odpowiedzialna za metody i formę archiwizacji dokumentów jest to zazwyczaj księgowy, osoby z działu kadr lub osoby prowadzące księgowość w biurze rachunkowym. W przypadku nieprawidłowego przechowywania dokumentacji można otrzymać karę. 

 

Jakie dokumenty księgowe wymagają przechowywania?

Wszystkie przedsiębiorstwa są zobowiązane o przechowywania dokumentów firmowych takich jak:

  • KPiR, czyli Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów,
  • dowody księgowe – potwierdzenia zakupów, sprzedaży oraz inne wydatki związane z działalnością gospodarczą,
  • ewidencje sprzedaży,
  • kopie rocznego zeznania podatkowego,
  • rejestr VAT zakupów i sprzedaży,
  • wszelkie deklaracje,
  • dokumenty z inwentaryzacji. 

 

Przedsiębiorca może na własną rękę przechowywać dokumenty albo zlecić to innym jednostkom np. do biura rachunkowego. W przypadku korzystania z usług biura rachunkowego należy to zgłosić naczelnikowi odpowiedniego urzędu skarbowego. Zgłoszenia trzeba dokonać w terminie 15 dni od powierzenia dokumentów księgowych firmie zewnętrznej. Należy również pamiętać, że w razie kontroli dokumenty powinny zostać udostępnione osobie, która przeprowadza kontrolę. 

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

W ustawie o rachunkowości istnieje zapis o okresach archiwizacji dokumentów księgowych, w zależności od rodzaju dokumentów i terminu ich przechowywania:

Rodzaje dokumentów i terminy przechowywania ich:

  • księgi rachunkowe – okres przetrzymywania wynosi 5 lat,
  • roczne sprawozdania finansowe – okres wynosi 5 lat, jest to liczone od początku roku, który występuje po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie,
  • karty wynagrodzeń pracowników – czas przetrzymywania nie krócej niż 5 lat,
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – przetrzymuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego dotyczący danego roku obrotowego,
  • dowody księgowe, które dotyczą środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym bądź objętych postępowaniem karnym lub podatkowym – czas wynosi 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym,
  • dokumentacja prowadzenia rachunkowości – nie krócej niż 5 lat,
  • dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
  • dokumenty inwentaryzacyjne – do 5 lat,
  • inne dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.

Jak należy przechowywać dokumenty księgowe?

Nie tylko samo przechowywanie dokumentów księgowych jest ważne, równie istotne jest także sposób, w jaki się prowadzi archiwum. Oto kilka zasad, które warto stosować w każdym przedsiębiorstwie:

  • dokumenty sprzedaży oraz ponoszonych kosztów powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z KPiR oraz zabezpieczone przed zgubieniem, trwałym zniszczeniem oraz przed osobami niepowołanymi,
  • dokumenty należy trzymać uporządkowane tak jak wskazuje sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych uwzględniając podział na okresy rozliczeniowe, 
  • każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do wyznaczenia miejsca do przechowywania dokumentów księgowych oraz poinformować o tym urząd skarbowy,
  • dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, aby w razie kontroli był zawsze do nich dostęp.

Jak prawidłowo przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?

Coraz bardziej popularne jest przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej. Dopuszczalna jest taka możliwość pod warunkiem właściwego zabezpieczenia przed:

  • wprowadzaniem zmian w treściach dokumentów,
  • udostępnianiem dokumentów przez postronne osoby innym niepowołanym osobom,
  • zniszczeniem dokumentów lub ich uszkodzeniem. 

 

Cyfrowe archiwum, tak jak oryginalne dokumenty należy przetrzymywać z zachowaniem chronologii uwzględniając okresy rozliczeniowe.  Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do stworzenia kopii zapasowej dokumentów księgowych w formie elektronicznej. Należy również posiadać urządzenia, dzięki którym można będzie odczytać oraz wydrukować dokumenty znajdujące się na nośnikach cyfrowych. 

Po upływie wyznaczonych terminów w ustawie, można podjąć decyzję o likwidacji dokumentów księgowych. Należy również ustalić, w jaki sposób dokumenty zostaną zniszczone. W razie usunięcia dokumentów dobrze sporządzić protokół, który by wskazywał, jakie dokładnie dokumenty zostały zutylizowane oraz wpisać osobę, która tego dokonała.