Jak samodzielnie prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR)?

KPiR, czyli innymi słowy podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest jedną z najpopularniejszych ewidencją wykorzystywaną przez przedsiębiorców, która jest przeznaczona do wpisywania przychodów i rozchodów danego przedsiębiorstwa. Nosi to również określenie jako księgowość uproszczona, która jest dedykowana dla osób, które rozliczają się z fiskusem na zasadach ogólnych lub liniowo. Rozliczenia są wówczas proste oraz zrozumiałe. 

Czym jest Księga Przychodów i Rozchodów?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów służy do rozliczania podatku od uzyskanego dochodu w danym przedsiębiorstwie oraz jest narzędziem do obliczania wysokości podatku należnego. Aby obliczyć wysokość podatku przedsiębiorca wypełnia PIT-5 lub PIT-5L, następnie wylicza zaliczkę na podatek dochodowy. W Księdze Przychodów i Rozchodów trzeba umieszczać wszystkie dokonane ruchy gospodarcze, które zostały wykonane w firmie (wchodzą w to koszty oraz przychody w firmie), następnie na ich podstawie można obliczyć podatek, jaki firma jest zobowiązana zapłacić za dany okres. 

 

Księgę Przychodów i Rozchodów mają obowiązek prowadzić:

  • osoby fizyczne,
  • spółki cywilne osób fizycznych,
  • spółki jawne osób fizycznych,
  • spółki partnerskie.

 

Warunkiem jest, aby przychody powyższych osób oraz spółek nie przekroczyły 2 mln Euro za poprzedni rok. Pod uwagę bierze się średni kurs NBP z dnia 1 października poprzedzającego dany rok podatkowy. 

 

Księga Przychodów i Rozchodów – jak ją prowadzić? 

Książka Przychodów i Rozchodów musi być spójna i nie może być rozdzielana. Sprzedaż powinna być ewidencjonowana tak, aby każdy wpis posiadał swój numer, datę przychodu oraz jego kwotę. Niemal identyczna sytuacja dotyczy wydatków, jednak ewidencjonowanie w sprzedaży w tej formie nie obejmuje podatników, którzy korzystają z pomocy kasy fiskalnej. Zapisy w przypadkach obydwu ewidencji stosuje się po każdym zakończonym dniu, obowiązkowo przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu. Zapisów trzeba dokonywać w porządku chronologicznym za pomocą dowodów księgowych t.j. faktury, rachunki. Każde zdarzenie powinno mieć swój numer porządkowy oraz inne informacje takie jak:

  • data zdarzenia,
  • dane kontrahenta,
  • numer dowodu księgowego,
  • opis odbytej transakcji. 

 

Warto wspomnieć, że zapisy powinny być czytelne, prowadzone starannie, trwałe oraz wiarygodne, wprowadzone w polskim języku i walucie PLN. Każda strona w książce powinna być numerowana. 

 

Kto i w jaki sposób można prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

Księga Przychodów i Rozchodów nie jest trudna do prowadzenia, dlatego też wielu właścicieli firm decyduje się na samodzielne jej prowadzenie. Niemniej jednak wymaga to posiadania wielu umiejętności i wiedzy z obszaru księgowości z uwagi na częste zmiany w przepisach. Wszystkie wprowadzone zmiany należy znać na bieżąco, aby móc prawidłowo dokonywać rozliczeń. Wymagane jest poprawne prowadzenie księgi, w innym przypadku można otrzymać sporą karę. Jednak w dzisiejszych czasach nie powinno się mieć z tym problemu. Używając dobrych programów do faktur, KPiR generuje się z automatu na podstawie faktur wystawianych w danym miesiącu. 

Księgę Przychodów i Rozchodów można prowadzić poprzez księgową lub w biurze rachunkowym i jest to najkorzystniejsze rozwiązanie. Biuro rachunkowe jest dobrym rozwiązaniem dla osób prowadzących działalność jednoosobową lub przedsiębiorstwo jest małe. Korzystanie z usług księgowej lub dobrego biura rachunkowego gwarantuje to zaoszczędzenie czasu oraz prawidłowo prowadzone rozliczenia. 

 

Książka Przychodów i Rozchodów – najistotniejsze informacje

 

  • KPiR musi być prowadzona w miejscu wykonywania działalności gospodarczej (ewentualnie w innym wskazanym miejscu),
  • w przypadku komputerowego prowadzenia księgowości wymagane jest trzymanie zapisów na nośnikach, aby przypadkiem pliki nie zostały skasowane, 
  • nie można dokonywać poprawek i zapisów na dowodach księgowych – wszelkie błędy należy poprawiać za pomocą korekty – dotyczy się głównie faktur,
  • opisy dokumentów należy dokonywać na ich odwrocie,
  • płatnik jest zobowiązany do przechowywania dowodów księgowych razem z KPiR w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub w innym wskazanym miejscu
  • prawidłowo prowadzona księga to bezproblemowy dostęp do treści zapisów, możliwe wydrukowanie danych w porządku chronologicznym oraz zgodnie ze wzorem książki w każdym momencie, bezpieczne przechowywanie dokumentacji.

Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w dobrych programach może odbywać się w formie elektronicznej, jest bardzo łatwy w obsłudze. Program wiele operacji wykonuje automatycznie, dlatego też ewidencję KPiR można prowadzić samemu. W razie wszelkich niepewności lub braku umiejętności można skorzystać z usług naszego biura rachunkowego.