Faktura korygująca a nota korygująca – jakie są nimi różnice?

Istnieją takie przypadki, że faktury wystawiane przez przedsiębiorców posiadają wiele błędów. Wynikają one ze zwyczajnych pomyłek lub nieprawidłowych kalkulacji. Dlatego też wszystkie błędy powinny zostać skorygowane poprzez użycie faktury korygującej lub noty korygującej. Mimo, że na pierwszy rzut dokumenty dotyczą tej samej kwestii mają między sobą istotne różnice.  

Główną różnicą między notą korygującą a fakturą korygującą jest to, kto ją wystawił. Fakturę korygującą może wystawić jedynie sprzedawca, za to notę korygującą może wystawić jedynie nabywca błędnej faktury. Ale istnieją również inne kwestie, które różnią te dwa dokumenty, jakie? Dowiedzmy się. 

 

Co to jest faktura korygująca?

Faktura korygująca zazwyczaj dotyczy danych typu nieprawidłowo wpisany NIP na fakturze, błędny adres itp. Jednak faktura korygująca jest najczęściej wystawiana, aby poprawić błędy rachunkowe znajdujące się na fakturze. Jeżeli faktycznie faktura korygująca jest wystawiana ze względu na błędy rachunkowe, wówczas należy ją zaksięgować w tym samym okresie co fakturę pierwotną. Natomiast w przypadku, gdy zmiany w pozycjach wystąpiły po wystawieniu faktury pierwotnej to fakturę korygującą należy zaksięgować w bieżącym okresie rozliczeniowym. 

 

Kiedy zachodzi konieczność wystawienia faktury korygującej?

Fakturę korygującą należy wystawić, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej sprzedawca:

  • popełnił błąd w stawce podatku,
  • udzielił rabatu, obniżki ceny kupującemu,
  • zawyżył cenę albo wpisał nieprawidłową cenę na fakturze,
  • przyjął zwrot towaru, opakowania lub część albo całość zapłaconej kwoty. 

 

Co to jest nota korygująca?

Notę korygującą można wystawić jeżeli nabywca stwierdzi błędy w opisie faktury, dotyczy to głównie:

  • błędu w adresie nabywcy lub sprzedawcy,
  • błędnie wpisanego numeru NIP,
  • błędnie wpisanej daty sprzedaży, odbioru towaru lub niewłaściwie wpisany termin płatności,
  • błędnie oznaczone towary lub usługi,
  • błędnie wpisany numer rejestracyjny pojazdu w przypadku kupna paliwa.

 

Jeśli błędy znajdują się w pozycji faktury i wtedy zmienia się jej wartość, nota nie powinna być wystawiona. Właściwą korektą w takim przypadku będzie faktura korygująca. Dotyczy to również sytuacji, kiedy chcemy całkowicie zmienić dane nabywcy i można to zrobić wyłącznie wystawiając fakturę korygującą

 

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej

Po otrzymaniu faktury korygującej, która dotyczy wprowadzonych zmian w VAT należy potwierdzić jej odbiór przez nabywcę. Natomiast jeżeli zmiany odnoszą się do podwyższenia kwoty podatku VAT, korektę należy wystawić niezależnie czy otrzymamy potwierdzenie odbioru faktury. 

 

Jeżeli sytuacja dotyczy obniżenia podatku VAT jest wymagane potwierdzenie otrzymania faktury korygującej. Potwierdzenie może wystąpić w formie:

  • odesłanie faktury podpisanej wraz z datą odbioru,
  • potwierdzenia odbioru na piśmie lub w formie poleconego listu z potwierdzeniem odbioru, 
  • potwierdzenia odbioru faktury drogą elektroniczną,
  • wysłanego faxu, który by potwierdził odbiór faktury. 

 

W przypadku noty korygującej wymagana jest akceptacja przez przedsiębiorcę, który wystawił fakturę pierwotną, ale to nie jest wymagane na piśmie. Taką akceptację można pozyskać drogą elektroniczną.