E-faktury – jakie nowe zasady obowiązują od 2021 roku?

E-faktury - jakie nowe zasady obowiązują od 2021

1 października 2021r. sejm podjął decyzję o nowelizacji ustawy o VAT, która ma za zadanie wdrożyć Krajowy System e-Faktur (KseF). W takim razie co to może oznaczać dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych? Jakie zmiany zajdą w księgowości? W jaki sposób mają działać e-faktury? Jakie korzyści przyniesie korzystanie z nich? Czym właściwie jest KseF? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć poniżej.

E-faktury – najważniejsze informacje w pigułce

Wiadomym było, że wprowadzenie e-faktur było kwestią czasu. Jest to jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji oprócz faktur papierowych i elektronicznych. Ministerstwo Finansów w ostatnim czasie bardzo dynamicznie pracowało nad wdrażaniem nowoczesnych narzędzi analitycznych, rozwiązań technologicznych, które będą umożliwiały większą kontrolę w kwestii rozliczeń podatkowych. Ponadto wprowadzono rozszerzone raportowanie w zakresie cen transferowych TPR-C, elektroniczna rejestracja podmiotów akcyzowych, wdrożenie elektronicznych ewidencji oraz rozliczeń. Wprowadzenie e-faktur jest następnym i ważnym krokiem, którego nie dało się uniknąć.

E-faktura – w jaki sposób będzie wdrażana?

E-faktura będzie wdrażana etapami. W pierwszym etapie każdy przedsiębiorca będzie mógł z niej korzystać dobrowolnie. Będzie to jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży oprócz faktur papierowych i elektronicznych. Jednak należy zwrócić uwagę, że od 2023 r. korzystanie z e-faktury stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Decyzję, jaką przedsiębiorca chce zastosować formę faktury ustrukturyzowanej leży po stronie nabywcy. Sprzedawca również nie może narzucić formy fakturowania, nie może jej również stosować automatycznie.

E-faktury będą mogły być wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Roboczą wersję struktury e-faktury (FA_VAT), Ministerstwo Finansów udostępniło w zakładce Krajowy System e-Faktur. Jeżeli ma się jakiekolwiek pytania, wątpliwości lub chce się zaczerpnąć dodatkowych informacji na temat struktur można kierować się na adres: info.ksef@mf.gov.pl

E-faktury – jakie mają zastosowanie?

E-faktury są rozwiązaniem, które opiera się na modelu poświadczeń tzn. aby wykonać określone czynności jest wymagana autoryzacja danej osoby w systemie. Dane muszą być przesyłane do systemu finansowo-księgowego poprzez API. Po uwierzytelnieniu się w systemie, podatnik będzie mógł mieć wgląd w wystawione i otrzymane faktury. Wówczas konieczne będzie zarejestrowanie się i korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Wystawiane oraz otrzymywane faktury będą zawsze oznaczone numerem identyfikującym, który będzie przydzielony przez system. Będzie istniała również możliwość ich weryfikacji , analizy i poddania kontroli danych.

Aby zarejestrować się i posiadać dostęp do Krajowego Systemu e-faktur trzeba będzie złożyć odpowiednie zawiadomienie w Urzędzie Skarbowym. Wprowadzona będzie również możliwość udzielania autoryzacji dla osób i podmiotów, które są odpowiedzialne za wystawianie faktur, ale również będzie możliwość tworzenia faktur we własnych systemach, a potem przesyłania ich do centralnego systemu.

E-faktury – jakie będziemy mieli korzyści:
Ministerstwo Finansów postanowiło wdrożyć system E-faktur, aby ułatwić prowadzenie działalności. Jakie korzyści niesie wystawianie E-faktur?

  • usprawnienie pracy urzędników oraz instytucji,
  • standaryzacja – będzie obowiązywał jeden wzór, co przełoży się też na wygodę i łatwość przygotowywania dokumentów;
  • brak obowiązku przechowywania faktur wystawionych w KSeF,
  • podatnicy, którzy wybiorą e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej (termin skróci aż o 20 dni),
  • faktury nie ulegną zniszczeniu czy zaginięciu, będą przechowywane w bazie danych Ministerstwa Finansów,
  • nie będzie konieczności wydawania duplikatów faktur,
  • zwiększy się bezpieczeństwo transakcji,
  • zmniejszenie ilości danych do przesłania: podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur,
  • będzie pewne, że faktura trafiła do odpowiedniego kontrahenta.

Czy wdrożenie e-faktur okaże się odpowiednim rozwiązaniem to już pokaże czas, a przede wszystkim doświadczenia przedsiębiorców. Wygląda na to, że to kolejny, istotny krok w stronę nowoczesnej księgowości. Jednak należy być nadal uważnym, ponieważ rozwiązanie to niesie ze sobą pewne ryzyka i niepewności.