Wybór formy opodatkowania – jaka opcja będzie najkorzystniejsza dla Ciebie?

14 listopada, 2023

Zmiana minimalnego wynagrodzenia – jak wzrośnie koszt utrzymania pracownika?

18 grudnia, 2023

Co powinieneś wiedzieć o zamknięciu ksiąg rachunkowych za rok obrotowy?

Zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok obrotowy wymaga dużego nakładu pracy w przedsiębiorstwie i może prowadzić do spiętrzenia zadań do wykonania. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami jest to jednak obowiązkiem każdej spółki. Na czym polega zamknięcie roku obrotowego? Z jakich etapów się składa? Do kiedy należy zamknąć księgi rachunkowe za rok obrotowy?

Na czym polega zamknięcie roku obrotowego?

Zasady zamykania roku obrotowego określa Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Zgodnie z zawartymi w niej zapisami w celu zamknięciu ksiąg rachunkowych za rok obrotowy należy:

wykonać odpowiednie przeksięgowania i ustalić salda końcowe aktywów i pasywów,
porównać salda z wynikami inwentaryzacji i przeprowadzić niezbędne korekty,
sporządzić zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych.

Dokumentacja procesowa powinna zostać wydrukowana lub przeniesiona na informatyczny nośnik danych, który zapewnia trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych, czyli przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono.

Do kiedy należy zamknąć księgi rachunkowe za rok obrotowy?

Księgi rachunkowe należy zamknąć się na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zaistnienia tego zdarzenia. W wypadku jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, a więc kończy się 31 grudnia, zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej do 31 marca kolejnego roku.

Etapy zamknięcia roku obrotowego

Zamknięcie roku obrotowego można podzielić na trzy etapy:

1. Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na ustaleniu realnej wartości składników aktywów i pasywów. Na tym etapie konieczne jest sprawdzenie obrotów i sald, czyli formalna weryfikacja poprawności i kompletności zapisów księgowych. Wymaga to ustalenia łatwych do usunięcia zniekształceń zapisów księgowych – kredytowych dla należności i debetowych dla zobowiązań. Zamknięcie ksiąg rachunkowych wymaga również inwentaryzacji, która pozwala potwierdzić realność kwot figurujących na kontach aktywów i pasywów. Stanowi ona długotrwały proces, dlatego istnieje możliwość jej rozpoczęcia już na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenia w ciągu piętnastu dni roku następnego. Wszystkie ewentualne niezgodności sald kont księgowych z inwentaryzacją muszą zostać zweryfikowane i rozliczone. Przy zamknięciu ksiąg rachunkowych konieczna jest również aktualizacja wartości składników majątku z uwzględnieniem ich przydatności gospodarczej.

2. Sporządzenie sprawozdania finansowego

Drugim etapem zamykania roku obrotowego jest sporządzenie sprawozdania finansowego, składającego się z:

bilansu,
rachunku zysków i strat,
informacji dodatkowych – wprowadzenia do sprawozdania finansowego oraz dodatkowych danych i objaśnień.

Sprawozdanie tego typu powinno być sporządzone w języku polskim i jako walutę przyjmować polski złoty. Przedstawione w nim dane liczbowe mogą zostać wykazane w zaokrągleniu do tysięcy złotych, pod warunkiem że nie powoduje to zniekształcenia obrazu jednostki przedstawionego w prezentowanej dokumentacji.

3. Badanie sprawozdania finansowego

Zamknięcie roku obrotowego w niektórych przypadkach wymaga również badania sprawozdania finansowego przez biegłych rewidentów. Dotyczy to spółek:

które w zamykanym roku utrzymały średnioroczne zatrudnienie wynoszące co najmniej pięćdziesiąt osób w przeliczeniu na pełne etaty,
których suma aktywów bilansu stanowiła na koniec roku obrotowego równowartość co najmniej 2 500 000 euro.

Z uwagi na obowiązek badania przez biegłego rewidenta sprawozdanie finansowe wymienionych spółek, poza bilansem, rachunkiem zysków i strat oraz informacjami dodatkowymi, powinno również obejmować zestawienie zmian w kapitale własnym, a także rachunek przepływów pieniężnych.

Kiedy następuje ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok obrotowy?

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok obrotowy następuje po 15 dniach od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, które jest z kolei zatwierdzane w terminie do 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W jego następstwie nie jest już możliwe wprowadzanie jakichkolwiek zmian do dokumentacji księgowej. W sytuacji, gdy wystąpiły w niej istotne błędy, korekty wykonuje się w księgach rachunkowych na kolejny rok obrotowy.
Biuro rachunkowe Giax kompleksowo pomaga w prowadzeniu księgowości, a także zamykaniu ksiąg rachunkowych za rok obrotowy.

Zapraszamy do kontaktu!

8 listopada, 2022