Urlop wypoczynkowy a bezpłatny – sprawdź ich najważniejsze różnice!
11 lipca, 2024
Jak przygotować firmę do kontroli skarbowej?
12 sierpnia, 2024Jakie są dokumenty księgowe i co powinny zawierać?
Rzetelne prowadzenie księgowości jest jednym z najważniejszych zadań, jakie ciążą na przedsiębiorcach. Czynność ta głównie opiera się na tworzeniu i gromadzeniu odpowiednich dokumentów, jak również poprawnym ich zapisie w księgach. Co ważne, dokumenty muszą być wystawiane w języku polskim, nawet w sytuacji, kiedy transakcja przeprowadzana jest z podmiotem zagranicznym.
Czym są dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe to specjalny rodzaj dokumentów, który służy do poświadczenia przeprowadzanych transakcji w danym przedsiębiorstwie, ponadto zaświadczają o jego sytuacji finansowej. Wymagane jest, aby były one jasne, staranne i czytelne, ponadto muszą jednoznacznie określać zdarzenie gospodarcze, którego są dowodem. Sporządzenie dokumentów księgowych powinno być rzetelne i prawidłowe.
Jakie znaczenie mają dokumenty księgowe w ewidencji?
Księgowość to system klasyfikowania, ewidencjonowania oraz przekazywania informacji o stanie finansowym czy wynikach w zarządzaniu daną firmą. Wszystkie transakcje dokonywane przez przedsiębiorstwo są ewidencjonowane w systemie księgowym. Dodatkowo rozliczeniu podlegają wszelkie transakcje zewnętrzne i wewnętrzne firmy. Działania dokonywane przez przedsiębiorstwo są rejestrowane w dokumentach księgowych, które obejmują m.in. sprawozdania finansowe, kapitał własny, odpisy na środki trwałe, transakcje kupna i sprzedaży czy rachunek zysków i strat.
Jakie są rodzaje dokumentów księgowych?
Dokumenty księgowe można podzielić na różne rodzaje, stosując odmienne kryteria podziału. Biorąc pod uwagę kryterium przyjmowania dokumentów do ewidencji, można wyróżnić:
- dowody źródłowe obce – tego rodzaju dokumenty dana firma otrzymuje od swoich kontrahentów, dotyczy to przede wszystkim zakupionych towarów lub usług, np. faktura, rachunek;
- dowody własne zewnętrzne – sporządzane są dla kontrahentów i przekazywane w oryginale. Mowa tutaj przede wszystkim o fakturze, notach księgowych czy rachunkach;
- dowody wewnętrzne – rejestrują zdarzenia gospodarcze zachodzące wewnątrz przedsiębiorstwa i wynikają z prowadzonej działalności gospodarczej, np. listy płac, dokumenty obrotu kasowego, dokumenty obrotu magazynowego czy dokumenty obrotu środków trwałych.
- dowody zbiorcze – stosowane są do sumarycznego księgowania zbioru dowodów księgowych. Tego rodzaju dokument musi zawierać w swej treści wszystkie pojedyncze dokumenty źródłowe, które stanowią podstawę do sporządzenia dokumentu zbiorczego. Mowa tutaj np. o KP (kasa przyjęła) i KW (kasa wydała), które stanowią podstawę do sporządzenia raportu kasowego;
- dowody korygujące – stosowane są w celu korekty wcześniej wystawionych dokumentów. Korygują błędne zapisy – faktura korygująca;
- dokument rozliczeniowy – sporządzany jest w sytuacji, kiedy zachodzi potrzeba dokonania zapisów wg nowych kryteriów klasyfikacji;
- dokument zastępczy – potrzeba jego sporządzenia wynika z braku dokumentu źródłowego.
Co musi zawierać każdy dokument księgowy?
Ustawa o rachunkowości wskazuje, że każdy dokument księgowy powinien zawierać:
- określenie rodzaju dowodu;
- numer dokumentu;
- określenie stron, czyli: nazwa, adres oraz numery identyfikacyjne;
opis/treść konkretnej operacji wraz z jej wartością oraz jeżeli jest to możliwe liczbą bądź ilością, jak również ceną jednostkową; - datę sporządzenia dokumentu
- czytelne podpisy osób odpowiedzialnych za operację.
Dokumenty księgowe powinny być sporządzane pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, jak również przy uwzględnieniu dekretacji programu księgowego i kont, do jakiego dany wydatek jest przypisany. Co ważne, na dokumencie powinien być naniesiony numer księgowy, którym został oznaczony w księgach.
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe i co z nimi zrobić po tym okresie?
Polityka rachunkowości przewiduje kwestie związane z archiwizacją dokumentów księgowych, jak również zapewnienie im należytej ochrony. Dokumenty księgowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym, z podziałem na miesiące oraz ich rodzaj. Kluczowe jest również odpowiednie ich zabezpieczenie przed osobami niepożądanymi. Zgodnie z przepisami dokumentacja finansowa powinna być przechowywana przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego. Z kolei dokumentacja dotycząca zatrudnienia osób oraz ich wynagrodzenia, musi być przechowywana przez okres 50 lat. Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie danej firmy lub jej oddziale w oryginalnej postaci. Po upływie określonego czasu może nastąpić zniszczenie dokumentów księgowych.
Dokumenty księgowe stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych danego przedsiębiorstwa. Prawidłowe i rzetelne prowadzenie księgowości jest niezwykle ważne. Wszelkiego rodzaju dokumenty podlegają kontroli, a ewentualne nieprawidłowości w zapisach, mogą skutkować karami finansowymi. Z tego względu warto skorzystać z usług księgowych oferowanych przez nasze biuro rachunkowe, aby zyskać pewność rzetelnie prowadzonych ksiąg.
Zapraszamy do kontaktu!
Masz pytania? Skontaktuj się z nami
Księgowość – 661 018 881
Kadry i płace – 89 333 50 33
IT – 661 119 901
e-mail: biuro@giax.pl